Personuppgifter i antagningssystemet

När personuppgifter hanteras säkerställer vi att vi följer dataskyddsförordningens krav och rekommendationer. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandling av personuppgifter. För att göra detta måste fem principer för behandling följas.

• Laglighet, korrekthet och öppenhet: Dina personuppgifter ska alltid behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt. Detta innebär att vi alltid måste ha en laglig grund för att behandla dina uppgifter. Du har också rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar och varför vi behandlar dem.
• Ändamålsbegränsning: Dina personuppgifter samlas enbart in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Dina uppgifter användas inte på något sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
• Uppgiftsminimering: De uppgifter vi samlar in ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas.
• Korrekthet: Dina uppgifter ska vara korrekta och uppdaterade.
• Integritet och konfidentialitet: Dina uppgifter ska skyddas och vid behov sekretessmarkeras. Uppgifterna behandlas inte av någon som inte är behörig, och de lagras inte heller längre tid än vad behandlingens syfte tillåter.

Offentlighetsprincipen

Din hemkommun, gymnasieantagningen och skolornas huvudmän lyder under offentlighetsprincipen. Det betyder att personuppgifter som kommer in till oss blir allmänna handlingar. Vem som helst har rätt att begära att få ta del av handlingarna, vilket innebär att de kan komma att lämnas ut med eller utan sekretessmarkering, beroende på handlingarnas art och känslighet.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som kan knytas till en levande person. Informationen kan vara direkt eller indirekt. Exempel på personuppgifter är namn, adress eller personnummer. Även uppgifter om hälsa och politisk åsikt räknas som personuppgift, liksom bilder, filmer och ljudupptagningar.

Vad omfattas av begreppet personuppgiftsbehandling?

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Din hemkommun, kommunen som ansvarar för gymnasieantagningen i din kommun och skolornas huvudmän är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt.

Hur får vi dina personuppgifter?

I de flesta fall får vi uppgifterna från din skola eller genom att du lämnar du dem själv i samband med en gymnasieansökan. Ibland kan vi få dina personuppgifter från någon annan, till exempel andra myndigheter eller kommuner.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge samlar enbart in de uppgifter som behövs för det specifika ändamål som varje enskild behandling kräver. Vi strävar alltid efter att hantera så begränsat med personuppgifter som möjligt. Några exempel på personuppgifter som vi inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge behandlar är:

• namn och andra kontaktuppgifter, inklusive telefon och e-postadress
• betyg
• uppgifter tidigare skolgång
• aktiviteter som faller under det kommunala aktivitetsansvaret, etc.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge behöver vi uppgifter om dig för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Det kan handla om administration i samband med dina gymnasiestudier. Det kan också vara att du ingår i ett nätverk eller projekt som vi driver. Ibland behöver vi dina uppgifter för att kunna fullgöra åtaganden i avtal. En del uppgifter används till statistik men då är de anonymiserade.

Exakt vilka uppgifter som behandlas samt den rättsliga grunden till behandlingen, skiljer sig från behandling till behandling. De rättsliga grunder som vi lutar oss mot inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge är:

• Myndighetsutövning: Din hemkommun, antagningskanslierna och skolornas huvudman behöver behandla personuppgifter för att utföra myndighetsuppgifter, till exempel antagningen till gymnasieskolan och det Kommunala aktivitetsansvaret.
• Allmänt intresse: Alla uppgifter som vi inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge behöver samla in för att utföra vårt uppdrag, till exempel registrera namn och kontaktuppgifter till deltagande i nätverk eller projekt.
• Rättslig förpliktelse: Lagar eller regler gör att vi måste behandla vissa personuppgifter, till exempel bokföringslagen, arkivlagen eller skollagen.

Hur hanterar vi dina uppgifter?

Vi följer alltid de grundläggande principer som finns i dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att du har rätt att veta vilka uppgifter vi behandlar om dig, att dina uppgifter är säkra hos oss och att vi inte använder dina personuppgifter för andra syften än vad vi har angett. Vi behandlar inte heller fler personuppgifter än vad som behövs eller sparar dem längre tid än nödvändigt.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Personuppgifter rensas, gallras eller avidentifieras regelbundet. De personuppgifter vi inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag.

Personuppgifter sparas dock aldrig under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Vem har tillgång till dina uppgifter och vem lämnar vi ut uppgifterna till?

De som hanterar dina personuppgifter är anställda inom din hemkommun, anställda på antagningskanslierna och anställda hos skolornas huvudmän. Personuppgifter ska enbart vara tillgängliga för de som har rätt att ta del av dem, under den period det behövs.

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part, det vill säga; personer, myndigheter, etc. som av någon anledning behöver ta del av personuppgifterna. Antagningskanslierna är exempelvis skyldig att lämna personuppgifter till huvudmän för skolor du sökt till eller är antagen till, Skolverket, Statistiska centralbyrån samt din hemkommun.

Inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge används ett antal olika IT-system. Dessa system är installerade hos leverantören eller i molnlösningar. Personuppgifter överförs då till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på hemkommunernas uppdrag. Även Kommunförbundet Skåne är personuppgiftbiträde och ansvarar för den övergripande systemadministrationen på uppdrag av din hemkommun. Vid anlitande av en tredje part (exempelvis leverantör där det finns ett avtal om tjänsteutbyte) tecknas alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal för att garantera skyddet av dina personuppgifter.

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär att få ta del av allmänna handlingar. Vid utlämnade enligt offentlighetsprincipen görs alltid en sekretessprövning för att se vilka personuppgifter vi har rätt att lämna ut.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

När vi inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter:

• Rätten till information och registerutdrag: Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och kan själv vända dig din hemkommun.
• Rätten till rättelse, radering eller begränsning av behandling: Du kan alltid höra av dig och begära att vi ändrar uppgifter som är felaktiga eller att vi kompletterar uppgifter som är ofullständiga. I vissa fall kan du begära att dina uppgifter raderas, till exempel om du inte längre vill ha utskick av nyhetsbrev.
• Rätten att lämna klagomål: Du har alltid rätt att vända dig till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet, om du inte är nöjd med hur dina uppgifter behandlas inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge.
• Begränsning av rättigheterna: Eftersom det finns särskilda regler kring allmänna handlingar, så begränsas vissa av rättigheterna. Dina rättigheter kan också vara begränsade av andra orsaker, till exempel när vi behandlar dina uppgifter enligt den rättsliga grunden ”rättslig förpliktelse”. Vissa uppgifter som vi behandlar styrs av annan lagstiftning, till exempel arkivlag, bokföringslag och lagstiftning för myndigheter. Då finns särskilda bestämmelser om hur personuppgifter får behandlas och hur länge.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Inom gymnasiesamverkan Skåne och västra Blekinge värnar vi om din integritet och skyddar alltid dina personuppgifter med de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs utifrån personuppgiftsbehandlingens art och känslighet.

Säkerhetsnivån kan vara olika beroende på vilken typ av uppgifter det rör sig om. Det beror på vilka risker som finns och hur känsliga uppgifterna är. Utifrån detta hanteras de på ett sätt som är rimligt utifrån tekniska möjligheter och kostnader. Vid en bedömning av riskerna står rättigheterna som du som registrerad har i fokus.

Om du har skyddade personuppgifter

Om du vill ansöka till en gymnasieutbildning via våra system så registrerar systemet uppgifter om dig. Det innebär att om du har skyddade personuppgifter måste du höra av dig till din hemkommun, antagningskansliet som handlägger din gymnasieansökan eller till din skola via telefon.

Kontaktuppgifter

Om du vill göra invändningar mot en behandling, begära rättelse eller få ett registerutdrag ska du ta kontakt med din hemkommun. Vid den här typen av begäran är det viktigt för oss att veta att du är den du utger dig för att vara. Vi kommer därför kräva att du identifierar dig. Vi skickar registerutdraget till din folkbokföringsadress för att säkerställa att det inte hamnar i fel händer.